IT Governance

Kewenangan dan Tanggung Jawab ruang Lingkup IT Governance

Peran IT balanced scorecard dalam IT governance

Oleh BJ

Sumber: IT Governance Institute (www.itgi.org) 03 Agustus 2007

Yang menjadi lingkup dari IT governance (domain) adalah:

• Performance measurement
• Strategic alignment
• Value delivery
• Risk management
• Resource management

Pengukuran kinerja IT merupakan pusat perhatian dari executive bisnis dan IT dalam menunjukkan efektivitas dan nilai tambah bisnis dengan menggunakan IT. Pengukuran tradisional seperti return on investment (ROI) hanya menangkap project dan system IT secara financial saja. Dan hanya merefleksikan terbatas pada nilai (tangible) yang dapat di-deliver oleh IT. Dengan sempurna IT balanced scorecard (BSC) menjadi metode yang dapat  meng-evaluasi nilai tangible dan intangible di dalam corporate. Hal ini dapat berperan dan mempengaruhi system management yang mampu menggabungkan IT dan bisnis, dan juga secara efektif IT management  dapat mengkomunikasikan dan melaporkannya pada jajaran Board dan executive management tentang nilai bisnis dari IT. Dalam prakteknya penggabungan ini menghasilkan management portfolio IT yang bagus, dimana membantu pencapaian berbagai project dengan optimal, menjadi landasan dasar yang kuat dalam keseimbangan IT governance di dalam organisasi.

 Pentingnya governance dalam manajemen kinerja IT

Investasi IT yang terus berkembang meluas, dan manager bisnis sering khawatir bahwa investasi IT  mungkin melonjak tinggi tidak terkira. Pada saat yang sama aplikasi-aplikasi terus meningkat menjadi biaya dari keseluruhan IT departemen, tanpa menunjukkan nilai yang dihasilkannya. Fenomena ini disebut ‘IT black hole’: jumlah yang keluar sangat besar tetapi tidak ada manfaatnya.

 

Mendapatkan nilai bisnis dari IT dan mengukur manfaatnya termasuk dalam ruang lingkup governance yang penting.

 

Ada tanggung jawab dari bisnis dan IT yang harus diambil untuk biaya dan manfaat tangible dan intangible  kedalam account. Dengan cara ini kinerja IT yang bagus dapat diambil oleh management yang harus mampu memanfaatkan bisnis dan IT secara bersamaan. Dipahami bahwa IT berkontribusi dalam mencapai tujuan bisnis, baik yang sudah lewat maupun masa yang akan datang. Atau dengan kata lain, pengukuran dan pengaturan kinerja IT harus menjawab beberapa pertanyaan berikut ini:

• Bila saya menanam modal untuk IT, apa yang akan saya dapatkan?
• Bagaimana keunggulan IT saya terhadap pesaing?
• Apakah yang saya dapatkan dari IT dapat menjanjikan?
• Bagaimana saya belajar dari kinerja yang lalu dengan rasa optimis terhadap organisasi?
• Apakah penerapan IT strategi sejalan dengan bisnis strategi?

 Catatan:

Governace = tata kelola (pengelolaan)

Fondasi untuk strategi sistem informasi

Balanced scorecard: fondasi untuk strategi sistem informasi

Oleh: BJ

Paper dari : Maris Martinsons dkk

abstrak

Mengukur dan mengevaluasi aktivitas sistem informasi berdasarkan perspektif (sudut pandang) berikut: business value, user orientation, internal proses, dan future readines

Pendahuluan

Pertumbuhan investasi modal intelektual dan keuangan  yang kemudian dikumpulkan, diproses, disimpan hingga terjadi penyebaran informasi, dimana sistem informasi sebagai suatu sumber daya yang terus berkembang, namun kemudian sering muncul pertanyaan apakah investasi IS atau IT benar-benar bermanfaat? apakah aplikasi IT yang digunakan berhasil? apakah fungsi department IT kita produktif dan efektif? apakah sebaiknya kita outsourcing saja?

 

Penelitian diperlukan untuk “mengukur nilai IT” dan “mengevaluasi kinerja system informasi”, dan lagi peran dari IT yang terus meningkat dalam mencapai tujuan bisnis.

 
Productivity paradox telah menjadi issue penting antara para ekonom dan komunitas IS,  beberapa studi menunjukkan ketika  investasi IT dihubungkan dengan tingkat revenue korporate, hal ini tidak berhubungan dengan productivity atau profitability. Investasi besar-besaran dalam komputer dan teknologi telekomunikasi tidak secara significant meningkatkan ekonomi productivity atau corporate profits. Secara individu di corporate juga mengatakan bahwa penerapan  IT menjadi seperti black hole.

Para manajer kesulitan menunjukkan tangible return dalam pengeluaran IS dari rencana, pengembangan, implementasi dan pengoperasiannya.

Namun penilain IS tidak bisa ditangkap hanya dari metode konvensional input-output accounting. Sebagai contoh ketika effectiveness (‘doing the right things’) dan innovation (‘doing new things’)  tidak bisa dikualifikasikan dalam terms tradisional outputs improvement ini tidak bisa diukur dengan economic efficiency statistics.

Pengukuran dan evaluasi IS

Suatu pendekatan information economics yang tidak dibingungkan dengan system informasi ekonomi. Information economics  mencari suatu account yang lebih luas terhadap manfaat dari IS termasuk didalamnya kelemahan dari item-item tangible seperti peningkatan pelayanan customer atau tingkatan yang lebih tinggi yaitu competitivness. Yang juga menjelaskan manfaat dan resiko dibagi dalam dua domain, domain business dan domain technology dan keduanya dievaluasi secara terpisah.

Namun ada pendekatan yang lebih tepat yaitu menggunakan balanced scorecard untuk mengukur dan mengevaluasi IT dan IS.

Martinsons menyarankan bahwa BSC dapat membantu para manager untuk mengevaluasi investasi IT yang sama baiknya dengan kinerja dari IS organisasi secara keseluruhan. Paper ini menyarankan untuk mengelaborasi suatu kerangka kerja untuk mengevaluasi IT dan IS berdasarkan konsep BSC. Secara detail bagaimana BSC menjamin para manager IS dalam menggunakan tools pengambilan keputusan. Diterapkan tidak hanya menilai kontribusi spesifik dari system informasi atau IS project, tetapi juga mengevaluasi kinerja dan petunjuk aktivitas dari department IS dan lingkungannya.

Balanced scorecard

Konsep ini mencatat serangkaian item-item yang dikelola dalam keseimbangan tujuan jangka pendek dan jangka panjang, ukuran antara financial dan non-financial, indikator cepat atau lambat, sudut pandang internal dan eksternal.

Sumber : http://teaching.fec.anu.edu.au/BUSN7040/Articles/Martinsons%20et%20al%201999%20DSS%20the%20balanced%20scorecard.pdf