Balanced Scorecard dan IT Governance

Oleh : Wim Van Grembergen, Ph.D.

Reprinted from the Information Systems Control Journal. Offered especially to participants of the NACD Corporate Governance Conference, courtesy of the IT Governance Institute™

 

Sumber :

http://www.itgi.org/template_ITGI.cfm?template=/ContentManagement/ContentDisplay.cfm&ContentID=5550

Tgl download : 16 juni 2007

Balanced Scorecard (BSC) pada mulanya dikembangkan oleh Kaplan dan Norton, digunakan untuk mengukur kinerja sistem management, dimana perusahaan (enterprises) mengendalikan ukuran-ukuran strategis dan menindaklanjutinya. Perkembangan selanjutnya BSC mulai diterapkan pada information technology (IT) dan akhir-akhir ini aplikasi IT terus tumbuh berkembang. Artikel ini menunjukan IT balanced scorecard (IT BSC) yang dihubungkan dengan business balanced scorecard (BU BSC), dan melalui pendekatan ini pula mendukung proses keselarasan IT/business governance.

Pendahuluan :

Kaplan dan Norton (1992,1993,1996a,1996b) telah memperkenalkan balanced scorecard pada tingkat enterprise. Ide dasarnya adalah untuk mengevaluasi suatu organisasi yang penilainnya tidak hanya pada evaluasi finansial saja, tetapi sebaiknya ditambah dengan ukuran kepuasan customer, proses didalamnya dan kemampuan untuk berinovasi. Ukuran-ukuran tambahan ini menjamin hasil future financial mengendalikan organisasi mencapai tujuan strategisnya dengan menjalankan keseimbangan empat perspektif ini. Mereka mengajukan struktur tiga-lapis untuk empat sudut pandang (perspektif) tersebut: mission (mis. menjadi supplier yang paling disukai oleh customer), objectives (mis. Menyediakan customer dengan produk-produk baru) dan measures (mis. Presentase perputaran dengan adanya produk baru).

Balanced scorecard dapat diterapkan pada fungsi IT dan prosesnya, secara konsep dijabarkan oleh Gold(1992,1994) dan Willsocks(1995). Kemudian dikembangkan oleh Van Grembergen dan Van Bruggen (1997) dan Van Grembergen dan Timmerman(1998).

Pada artikel ini mengilustrasikan bagaimana menurunkan scorecard sebagai instrumen dalam proses IT/business governance dan bagaimana hirarki scorecard dapat menyelaraskan strategi business dan IT. Pengembangan IT BSC dan Operasional IT BSC diperkenalkan sebagai enabler (pengubah) untuk strategi BSC yang dijalankan dan juga enabler bagi Business BSC.

IT governance

Dalam survei corporate governance, Shleifer dan Vishny (1997) menyatakan bahwa “corporate governance sepakat dengan cara finance-nya supplier menjamin mereka untuk mengembalikan investasinya.” Definisi ini dipertajam dengan pertanyaan:

“Bagaimanakah (finance dari supplier) mendapatkan para manager yang mampu menghasilkan keuntungan?”

“Bagaimanakah (finance dari supplier) menjamin bahwa para manager tidak akan menghilangkan modal yang mereka tanam atau invetasi yang bad project?”

“Bagaimanakah (finance dari supplier) mengontrol para manager?”

pertanyaan yang sama dapat ditujukan pada IT:

• Bagaimanakah top management mendapatkan seorang CIO yang mampu mengelola IT –nya untuk mendapatkan nilai bisnis mereka?
• Bagaimanakah top management yakin akan CIO yang dimiliki agar tidak kehilangan modal yang ditanam atau bad project dalam investasi?
• Bagaimanakah top management mengontrol CIO yang mereka miliki dalam mengelola IT organisasinya?

IT governance adalah bagian dari corporate governance dan menyediakan mekanisme konsultasi IT, yang selaras dengan business dan proses penerapannya (Broadbent, 1998),

IT governance didefinisikan sebagai berikut :

“kapasitas organisasi dalam mengontrol bentuk dan penerapan strategi IT dan memberikan petunjuk pada arah yang benar dengan tujuan mencapai keuntungan daya saing (competitive advantages) corporation.”

Dengan begitu metodogi seperti Balanced scorecard dapat mengukur system management dalam mendukung proses IT governance dan menyelaraskan proses IT/business dengan cara menurunkan Business balanced scorecard dan IT balanced scorecard pada proses utama IT: mendefinisikan IT strategi, mengembangkan system dan mengoperasikan system.

Pucciarelli et al. (1999) memperkirakan bahwa “tahun 2003, 60% perusahaan besar dan 30% perusahaan menengah akan mengadopsi aturan metrik balanced untuk mengarahkan keputusannya dalam business yang dibantu IT (business-oriented IT) (0.7 probability).”

IT balanced scorecard

Gambar 1 menunjukan IT balanced scorecard yang standard. Sudut pandang User Orientation, menunjukkan evaluasi user terhadap IT. Sudut pandang Operational Excellence, menunjukkan proses para pekerja IT dalam membangun dan menghasilkan (deliver) aplikasi. Sudut pandang Future Orientation, menunjukkan sumber daya manusia dan teknologi yang diperlukan oleh IT dalam memberikan pelayanannya (service). Sudut pandang Business Contribution, yang menangkap nilai bisnis menggunakan investasi IT.

Setiap sudut pandang (perspectives) ini diterjemahkan kedalam metrik yang berhubungan dalam menilai ukuran-ukuran situasi saat ini. Penilaian ini diulang secara periodik dan harus dicocokkan dengan tujuan yang sudah diseting sebelumnya sesuai gambar sebagai tolak ukur.

Gambar 1 – IT balanced scorecard standard
USER ORIENTATION Bagaimana user memandang IT departemen?	BUSINESS CONTRIBUTION Bagaimana management memandang IT departemen?
Mission Menjadi penyedia system informasi yang paling baik	Mission Untuk memperoleh investasi IT yang dapat diterima bisnis (reasonable)
Strategies Menyediakan aplikasi yang terbaik Menyediakan operasional yang terbaik Vs. Memberikan solusi terbaik, dari berbagai sumber Bekerjasama dengan user Kepuasan user	Strategies Mengontrol biaya pengeluaran IT Nilai bisnis dari project IT Menyediakan kemampuan bisnis baru
OPERATIONAL EXCELLENCE Bagaimana efektif dan efesiennya proses IT?	FUTURE ORIENTATION Bagaimana memposisikan IT dengan baik agar sesuai dengan kebutuhan yang akan datang?
Mission Memberikan aplikasi dan pelayana IT dengan efektif dan efesien	Mission Menjawab dan membangun peluang menghadapi tantangan masa datang
Strategies Pengembangan yang efektif dan efesien Operasional yang efektif dan efesien	Strategies Memberikan training dan pengetahuan terhadap staf IT Penelitian terhadap pertumbuhan tekhnologi (emerging technologies) Usia portfolio aplikasi

Sangat penting didalam IT BSC diperjelas hubungan sebab-akibat yang disesuaikan dan disambung antara kedua tipe ukuran tersebut , ukuran hasil akhirnya (outcome) dan kinerja yang mengendalikannya (performance driver). Pembuatan IT scorecard yang bagus merupakan campuran yang baik dari kedua tipe ukuran ini. Ukuran hasil akhirnya seperti produktifitas dari para programmer (mis. Jumlah fungsi poin perorang perbulan) tanpa pengendali kinerja seperti pendidikan staf IT (mis. Jumlah hari tenaga yang terdidik perorang pertahun) tidak nyambung bagaimana hasil akhirnya dapat dicapai. Dan pengendali kinerja tanpa ukuran hasil akhir bisa mencapai investasi yang signifikan tanpa sebuah ukuran apakah strategi ini menjadi efektif. Hubungan sebab-akibat ini harus didefinisikan dalam keseluruhan scorecard (Gambar 2): staf IT yang lebih baik dan terdidik (future perspektif) adalah sebagai pengubah (enabler) (pengendali kinerja) untuk system pengembangan dengan kualitas yang lebih baik (operational excellence perspective) dimana dijalankan sebagai sebuah enabler untuk meningkatkan kepuasan user (user perspective) dimana pada akhirnya mencapai nilai bisnis yang lebih tinggi oleh sebab IT (business contribution perspective).

Gambar 2 – IT balanced scorecard standard

IF Kemampuan para pegawai IT ditingkatkan (future orientation)

THEN Memungkinkan kualitas pengembangan system dengan lebih baik (operational excellence)

THEN Memungkinkan sesuai dengan keinginan/perkiraan user (user orientation)

THEN Meningkatkan dukungan proses business (business contribution)

Hubungan antara Business scorecard dan IT scorecard

Usulan IT BSC standard yang berhubungan dengan business melalui perspektif business contribution. Hubungan antara IT dan business dapat lebih diperjelas melalui sebuah turunan balanced scorecard (lihat juga Van der Zee, 1999). Dalam Gambar 3 menunjukkan hubungan antara IT scorecard dan business scorecard. Pengembangan IT BSC dan operational IT BSC keduanya sebagai enabler pada IT strategic BSC dimana sebagai enabler dari Business BSC. Turunan scorecard menjadi penghubung ukuran-ukuran yang akan menjadi instrument dalam menyelaraskan IT dan business strategi dan akan membantu menentukan bagaimana nilai business dibuat melalui IT.

Gambar 4 menerapkan konsep menurunkan scorecard pada Bank.

IT balanced scorecard dan IT governance

Pertanyaannya adalah : bagaimana IT balanced scorecard memenuhi IT governance? Dengan kata lain, bagaimana balanced scorecard menjawab ketiga pertanyaan IT governance?

Pengajuan cascade balanced scorecard melebur business dan IT dan dengan cara ini mendukung proses IT governance. Contoh pada Gambar 4. menunjukkan bahwa bahwa IT terlibat penuh didalam proses business (new) dari bank. Business BSC menunjukkan strategi marketing dalam mencari lebih banyak customer baru melalui saluran alternative distribusi. Penyelarasan proses IT/business dan proses IT governance ditunjukkan didalam IT strategic BSC dan pengembangan IT BSC: site WEB tekhnologi dipilih dan diterapkan pendekatan pengembangan site web yang cepat (rapid web site defelopment). Perbedaan balanced scorecard yang mengendalikan bisnis dan strategi IT ada pada ukuran-ukuran dan tindak lanjutnya. Dengan cara ini, ada jaminan atau tidak organisasi IT mengembalikan nilai business dan tidak gagal berinvestasi (bad project), dan ada mekanisme pengawasan IT yang memadai. Scorecard bisa jadi tidak mengatasi masalah utama. Dimungkinkan Board of Directors bank memutuskan menggunakan web banking dan organisasi IT-nya tidak semua diperkenalkan dengan teknologi ini seperti digambarkan pada pengembangan IT BSC-nya.

IT governance juga berarti mekanisme pengawasan yang disediakan untuk top management (question 3). IT BSC standard pada Gambar 1 adalah ilustrasi yang baik dalam menjawab bagaimana pertanyaan hal pengawasan ini. Scorecard menyajikan pada Board untuk mengontrol dan mengukur biaya IT yang krusial, kepuasan user, pengembangan dan operasional yang efesien, keahlian staff IT dan membandingkan ukuran ini dengan gambar sebagai tolak ukur. Hindari dan batasi Laporan IT pada Board hal yang bersifat teknik seperti pemilihan jaringan telekomunikasi baru yang menjadi penghambat strategi bisnis baru yang dapat dideteksi dan dilaksanakan dalam contoh web banking.

Gambar 4 – Bank example of a cascade of scorecard

BUSINESS BALANCED SCORECARD

Financial perspective	Meningkatkan net income
Customer perspective	Kerjasama secara individu Saluran baru distribusi
Internal perspective	Customer relation management Saluran distribusi electronic dan call centers
Innovation perspective	Mendidik para pegawai untuk menggunakan pendekatan baru

IT STRATEGIC BALANCED SCORECARD

Corporate contribution	Nilai bisnis yang lebih tinggi (Higher business value)
User perspective	User internal User eksternal (para konsumen dan pebisnis)
Internal perspective
Innovation perspective

IT DEVELOPMENT BALANCED SCORECARD

Contribution pespective	Pengembangan proses yang baru, lebih baik dan lebih cepat Pengembangan dengan teknologi baru
User perspective	Penghubung antar internal dan eksternal user (interfaces)
Operational excellence	Pengembangan cepat (rapid development) Pengembangan web site Pengembangan data warehouse Pengembangan data mining
Future orientation	Training dan pendidikan untuk staff IT dalam emerging technologies

Ringkasan

IT governance adalah bagian dari corporate governance dan harus menyediakan pada organisasi secara terstruktur untuk mampu menciptakan nilai bisnis melalui IT, sebagai jaminan tidak ada investasi IT yang gagal (bad project) dan adanya mekanisme pengawasan IT yang sesuai. Methodology Balanced scorecard adalah suatu ukuran dalam system management yang sangat sesuai untuk mendukung proses IT governance dan menyelaraskan proses IT/business. Diyakini bahwa dalam waktu dekat banyak organisasi akan menggunakan turunan business balanced scorecard dan IT balanced scorecard sebagai suatu cara dalam menjamin IT governance dalam mencapai keputusan yang terpadu antara business dan IT.